Documents Employeurs : archiver pour combien de temps ?

Un exploitant employeur de main-d’œuvre doit conserver les documents liés à l’embauche de salariés afin de pouvoir les présenter à l’Administration en cas de contrôle. Le délai de conservation dépend du type de papiers.

• Bulletin de paie : 5 ans.

• Registre unique du personnel : 5 ans après le départ du salarié.

• Documents qui concernent les contrats de travail, les salaires, les primes, les indemnités, les soldes de tout compte et les régimes de retraite : 5 ans.

• Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.

• Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an.

• Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du comité social et économique : 5 ans.

• Déclaration d’accident du travail : 5 ans.

Sauvegarde numérique

Il est possible d’archiver tous ces documents de façon numérique. Il faut alors un certificat d’authenticité pour garantir leur origine et l’identité de leur auteur. Un coffre-fort électronique peut être une garantie. Une signature électronique atteste également de l’intégrité de leur contenu et de leur horodatage.

Éric Young